۵ ویژگی مهم نرم افزار حسابداری شرکتی که باید بدانید

دنیای کسب‌وکار امروز به‌شدت تحت تاثیر تغییرات سریع تکنولوژیک قرار دارد. یکی از بخش‌هایی که بیشترین تاثیر را از این تحولات پذیرفته، بخش حسابداری و مالی شرکت‌ها است. استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی می‌تواند تفاوت بزرگی در دقت، سرعت و کیفیت کارهای مالی یک سازمان ایجاد کند. نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی به‌ویژه در شرکت‌های بزرگ و سازمان‌های پیچیده که حجم زیادی از تراکنش‌های مالی دارند، ابزارهایی ضروری و حیاتی به حساب می‌آیند. با توجه به این که انتخاب یک نرم‌افزار مناسب می‌تواند اثرات زیادی بر بهره‌وری و کارایی مالی یک شرکت داشته باشد، آگاهی از ویژگی‌های اصلی این نرم‌افزارها بسیار مهم است.

یکی از مهم‌ترین ابزارهایی که مدیران مالی و حسابداران برای بهینه‌سازی عملیات مالی و حسابداری به آن نیاز دارند، نرم‌افزار حسابداری شرکتی است. این نرم‌افزارهای حسابداری معتبر مانند نرم افزار حسابداری چرتکه، علاوه بر انجام فرآیندهای حسابداری به‌صورت دقیق و سریع، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا گزارش‌های مالی جامع‌تری ارائه دهند و از بروز اشتباهات انسانی جلوگیری کنند.

در این مقاله به بررسی ویژگی‌های مهم نرم‌افزار حسابداری شرکتی، نحوه انتخاب نرم‌افزار مناسب، انواع مختلف آن و عوامل موثر در قیمت‌گذاری آن خواهیم پرداخت.

۵ ویژگی اصلی نرم‌افزار حسابداری شرکتی

یک نرم افزار حسابداری شرکتی معتبر، باید ویژگی های زیر را دارا باشد:

1. یکپارچگی و هماهنگی با دیگر سیستم‌ها

یکی از ویژگی‌های کلیدی که باید در نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی مورد توجه قرار گیرد، یکپارچگی و توانایی هماهنگی آن با دیگر سیستم‌های سازمانی است. بسیاری از سازمان‌ها برای مدیریت سایر فرآیندهای تجاری خود از نرم‌افزارهای مختلفی استفاده می‌کنند، مانند نرم‌افزارهای منابع انسانی (HRM)، نرم‌افزارهای مدیریت انبار، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و غیره.

یک نرم‌افزار حسابداری خوب باید بتواند به‌راحتی با این سیستم‌ها ارتباط برقرار کرده و داده‌ها را بین آن‌ها به‌صورت خودکار منتقل کند. این امر باعث کاهش اشتباهات و دوباره‌کاری‌ها می‌شود و به حسابداران و مدیران کمک می‌کند تا به‌صورت یکپارچه و بدون نیاز به وارد کردن دستی داده‌ها، اطلاعات مختلف را مدیریت کنند.

به‌عنوان مثال، هنگامی که یک فروش جدید ثبت می‌شود، نرم‌افزار حسابداری باید قادر باشد به‌طور خودکار موجودی انبار را کاهش دهد، درآمدها را ثبت کند و بدهی‌ها را پیگیری کند. این ویژگی علاوه بر اینکه کار حسابداران را راحت‌تر می‌کند، باعث افزایش دقت در گزارش‌دهی و جلوگیری از اشتباهات انسانی می‌شود.

 

2. قابلیت تولید گزارش‌های جامع و تحلیل‌گر

یک نرم‌افزار حسابداری شرکتی یا نرم افزار حسابداری صنعتی، باید توانایی تولید انواع گزارش‌های مالی را به‌صورت دقیق و جامع داشته باشد. گزارش‌هایی مانند ترازنامه، صورت سود و زیان، گزارش گردش نقدی، گزارش حساب‌های دریافتی و پرداختی، و گزارشات تفصیلی از جمله اساسی‌ترین گزارش‌هایی هستند که مدیران مالی و اجرایی به آن‌ها نیاز دارند.

اما ویژگی مهم‌تری که باید در نظر گرفت، قابلیت تحلیل داده‌های مالی است. بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری به‌سادگی فقط داده‌ها را ثبت و گزارش‌گیری می‌کنند، اما نرم‌افزارهای پیشرفته‌تر باید توانایی تجزیه و تحلیل داده‌ها را نیز داشته باشند. به‌عنوان مثال، تحلیل نسبت‌های مالی مانند نسبت سودآوری، بازده سرمایه‌گذاری، یا نقدینگی می‌تواند به مدیران کمک کند تا وضعیت مالی سازمان را بهتر درک کنند و تصمیمات بهتری برای آینده اتخاذ نمایند.

نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته همچنین قادر هستند گزارش‌هایی با فیلترهای متنوع ارائه دهند که به مدیران امکان می‌دهد اطلاعات خاصی را در قالب‌های مختلف استخراج کنند. این ویژگی در هنگام بررسی عملکرد مالی در بازه‌های زمانی مختلف یا در هنگام تهیه گزارش‌های مالی برای ارائه به مدیران ارشد و نهادهای نظارتی بسیار مفید است.

 

3. امنیت و دسترسی کنترل‌شده

امنیت اطلاعات مالی در یک سازمان از اهمیت بالایی برخوردار است. داده‌های مالی، مخصوصاً در شرکت‌های بزرگ و سازمان‌های دولتی، حاوی اطلاعات حساس هستند که در صورت افشا یا دسترسی غیرمجاز می‌توانند به مشکلات بزرگی منجر شوند. به‌ همین دلیل، نرم‌افزار حسابداری باید دارای مکانیزم‌های امنیتی پیشرفته باشد تا از دسترسی غیرمجاز به داده‌های مالی جلوگیری کند.

ویژگی‌های امنیتی می‌تواند شامل سیستم‌های احراز هویت دو مرحله‌ای، دسترسی محدود به بخش‌های مختلف نرم‌افزار برای افراد مختلف، قابلیت پیگیری و مانیتورینگ تمامی اقدامات انجام‌شده در سیستم و ذخیره‌سازی امن داده‌ها باشد.

همچنین باید قابلیت پشتیبان‌گیری از داده‌ها به‌صورت منظم وجود داشته باشد تا در صورت بروز خطا یا خرابی، اطلاعات مالی بازیابی شوند.

یکی دیگر از ویژگی‌های امنیتی مهم در نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی، توانایی تنظیم سطوح دسترسی به افراد مختلف است. برای مثال، مدیر مالی می‌تواند به تمامی بخش‌ها دسترسی داشته باشد، اما حسابدار فقط به بخش‌های خاصی از سیستم که مرتبط با وظایف روزانه‌اش هستند، دسترسی پیدا کند. این ویژگی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، زیرا می‌تواند از بروز اشتباهات و تقلب‌های داخلی جلوگیری کند.

 

4.  قابلیت سفارشی‌سازی

هر شرکتی ویژگی‌ها و نیازهای خاص خود را دارد. بنابراین، نرم‌افزار حسابداری شرکتی باید قابلیت سفارشی‌سازی داشته باشد تا به‌طور کامل با فرآیندهای مالی و نیازهای خاص سازمان تطابق داشته باشد. این ویژگی به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که نرم‌افزار را متناسب با شرایط خاص خود تنظیم کنند و از آن در بهترین شکل ممکن بهره‌برداری کنند.

به‌عنوان مثال، اگر شرکت شما در چندین کشور فعالیت می‌کند و نیاز به تطبیق نرم‌افزار با قوانین مالیاتی مختلف هر کشور دارید، نرم‌افزار باید بتواند این نیازها را برطرف کند. یا اگر فرآیند حسابداری خاصی مانند تقسیم هزینه‌ها بر اساس واحدهای مختلف نیاز دارید، نرم‌افزار باید به شما این امکان را بدهد که این تغییرات را در آن اعمال کنید.

نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته قابلیت‌های زیادی برای سفارشی‌سازی دارند، از جمله تنظیمات مربوط به گزارش‌دهی، تنظیمات مالیاتی، پیگیری و تقسیم هزینه‌ها، و بسیاری دیگر. این قابلیت‌های سفارشی‌سازی می‌توانند موجب افزایش بهره‌وری و انطباق دقیق‌تر نرم‌افزار با نیازهای سازمان شوند.

 

5. قابلیت پشتیبانی و به‌روزرسانی

یک ویژگی مهم دیگر که باید در انتخاب نرم‌افزار حسابداری شرکتی مد نظر قرار گیرد، پشتیبانی و به‌روزرسانی مداوم آن است. قوانین مالیاتی، استانداردهای حسابداری و مقررات مالی به‌طور مداوم در حال تغییر هستند، و نرم‌افزار حسابداری باید قادر باشد با این تغییرات به‌روز شود تا شرکت‌ها بتوانند مطابق با جدیدترین قوانین عمل کنند.

علاوه بر این، پشتیبانی فنی قوی برای رفع مشکلات احتمالی کاربران از اهمیت بالایی برخوردار است. هیچ‌چیز به‌اندازه توقف سیستم حسابداری در فرآیندهای تجاری حساس نمی‌تواند آسیب‌زننده باشد. بنابراین، نرم‌افزار حسابداری باید به‌طور مرتب به‌روزرسانی شود تا به‌طور مداوم عملکرد بهتری داشته باشد و در صورت بروز مشکلات، پشتیبانی فنی از طریق تلفن، ایمیل یا چت آنلاین در دسترس باشد.

در صورتی که از نرم افزار حسابداری استفاده کنید که قابلیت اتصال به سامانه مودیان را نیز داشته باشد، دیگر نیازی به نرم افزار سامانه مودیان ندارید؛ زیرا نرم افزار شما کلیه مسائل مربوط به مالیات را نیز مدیریت می کند.

 

چطور نرم‌افزار حسابداری شرکتی انتخاب کنم؟

انتخاب نرم‌افزار حسابداری شرکتی مناسب، بسته به اندازه شرکت، نوع صنعت، نیازهای خاص مالی و بودجه‌، فرآیند پیچیده‌ای است. در اینجا برخی از نکات مهم برای انتخاب نرم‌افزار حسابداری آمده است:

1. تحلیل نیازها: اولین گام در انتخاب نرم‌افزار، تحلیل دقیق نیازهای سازمان شما است. باید بدانید که نرم‌افزار به چه گزارش‌هایی نیاز دارد، چه تعداد کاربر باید از آن استفاده کنند و چه ویژگی‌هایی برای شما ضروری هستند.

 

2. مقایسه ویژگی‌ها: پس از تحلیل نیازها، نرم‌افزارهای مختلف را بر اساس ویژگی‌ها، قابلیت‌ها، قیمت و میزان پشتیبانی مقایسه کنید. نرم‌افزارهای مختلف ممکن است ویژگی‌های خاصی داشته باشند که برای نیازهای خاص شما مناسب‌تر باشد.

 

3. آزمون و ارزیابی: قبل از خرید نرم‌افزار، بهتر است نسخه آزمایشی یا دمو آن را امتحان کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا ارزیابی دقیقی از نحوه عملکرد نرم‌افزار داشته باشید.

 

4. پشتیبانی و به‌روزرسانی: اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار انتخابی شما از پشتیبانی فنی و به‌روزرسانی‌های منظم برخوردار است تا بتوانید در آینده به‌راحتی از آن استفاده کنید.

 

 انواع نرم‌افزار حسابداری شرکتی

نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند که شامل موارد زیر هستند:

1. نرم‌افزارهای حسابداری پایه: این نرم‌افزارها برای شرکت‌های کوچک و متوسط طراحی شده‌اند که نیاز به ویژگی‌های حسابداری ساده دارند. آن‌ها بیشتر برای ثبت فاکتورها، پرداخت‌ها و دریافت‌ها و تولید گزارش‌های مالی ابتدایی استفاده می‌شوند.

 

2. نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته: این نرم‌افزارها برای شرکت‌های بزرگ و پیچیده طراحی شده‌اند و قابلیت‌های بیشتری مانند حسابداری چند ارزی، مدیریت موجودی‌ها، تجزیه و تحلیل‌های پیشرفته، و گزارش‌دهی پیچیده‌تر دارند.

 

3. نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین: این نرم‌افزارها تحت وب یا مبتنی بر فضای ابری هستند و امکان دسترسی به اطلاعات مالی از هر مکان و زمان را فراهم می‌کنند. این نوع نرم‌افزارها برای کسب‌وکارهایی که نیاز به همکاری آنلاین یا دسترسی از راه دور دارند، بسیار مناسب است.

 

4. نرم‌افزارهای حسابداری اختصاصی صنعت: برخی از نرم‌افزارهای حسابداری برای صنایع خاص مانند ساخت‌وساز، گردشگری یا خدمات درمانی طراحی شده‌اند و ویژگی‌های خاص آن صنعت را پوشش می‌دهند.

 

عوامل موثر در قیمت نرم‌افزار حسابداری شرکتی

قیمت نرم‌افزار حسابداری شرکتی تحت تاثیر عوامل مختلفی قرار دارد. این عوامل شامل:

1. ویژگی‌ها و قابلیت‌ها: هر چه ویژگی‌های نرم‌افزار پیچیده‌تر و کامل‌تر باشد، قیمت آن بیشتر خواهد بود.

2. تعداد کاربران: تعداد کاربرانی که قرار است از نرم‌افزار استفاده کنند، می‌تواند در قیمت نرم‌افزار تاثیرگذار باشد. برخی نرم‌افزارها بر اساس تعداد کاربران قیمت‌گذاری می‌شوند.

3. حجم داده‌ها و تراکنش‌ها: نرم‌افزارهایی که توانایی پردازش حجم بالای داده‌ها و تراکنش‌های مالی را دارند، معمولاً هزینه بیشتری دارند.

4. پشتیبانی و به‌روزرسانی: پشتیبانی فنی و به‌روزرسانی‌های نرم‌افزار می‌تواند هزینه‌های اضافی برای شما ایجاد کند.

 

 

جمع‌بندی

 

نرم‌افزار حسابداری شرکتی ابزاری حیاتی برای هر کسب‌وکار است که به دنبال بهبود فرآیندهای مالی خود است. با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته، شرکت‌ها می‌توانند از دقت و کارایی بالاتری برخوردار شوند و تصمیمات مالی بهتری اتخاذ کنند. ویژگی‌هایی همچون یکپارچگی با سیستم‌های دیگر، تولید گزارش‌های جامع، امنیت بالا، قابلیت سفارشی‌سازی و پشتیبانی قوی از جمله ویژگی‌هایی هستند که باید در انتخاب نرم‌افزار حسابداری شرکتی در نظر گرفته شوند. انتخاب نرم‌افزار مناسب با توجه به نیازهای خاص سازمان و بودجه موجود، می‌تواند به افزایش بهره‌وری و موفقیت بلندمدت کسب‌وکار کمک کند.