ساده ترین روش صدور فاکتور رسمی با بهترین نرم افزار فاکتورساز آنلاین
همانطور که می‌دانیم، فاکتور یک سند مالی است که توسط فروشنده به خریدار ارائه می شود و زمانی که شما کالا یا هر چیزی را خریداری می‌کنید، میتوانید از فروشنده بخواهید که به شما فاکتور رسمی بدهد و این فاکتور شامل جزئیات معامله برای فروش کالا و خدمات است.
به طور کلی، فاکتور، یک سند ثبت داد و ستد مشخص است و درصورت ایجاد اختلاف بین فروشنده و خریدار، ابهامات را برطرف می کند و در صورت رسمی بودن، می تواند قابل ارجاع به مراکز قانونی و حقوقی باشد. علاوه برآن، گاهی پیش می‌آید که در صدور فاکتور، یک اشتباه باعث می شود که یک سری جرایم مالیاتی، مثل فرار از مالیات برای دارندگان سازمان‌ها یا کسب و کارها پیش آید. همین باعث شده است که صاحبان کسب و کارهای کوچک و بزرگ، از نرم افزار صدور فاکتور برای صدور انواع فاکتور استفاده کنند.
اما چگونه فاکتور رسمی صادر کنیم؟ در جواب این سوال باید گفت بهترین و مطمئن ترین راه این است که به دنبال بهترین نرم افزار فاکتورساز آنلاین باشید! اما پیش از آنکه به نرم افزار صدور فاکتور بپردازیم، باید اطلاعات ابتدایی را درباره فاکتورهای رسمی بدانیم. با ما همراه باشید.
مهم ترین مواردی که در ادامه به آنها می پردازیم، عبارتند از:
- فاکتور رسمی چیست و چه اطلاعاتی در آن درج می شوند؟
- کاربردهای فاکتور رسمی چیست؟
- تفاوت فاکتور رسمی با غیر رسمی چیست؟
- چگونه فاکتور رسمیرا تهیه و صادر کنیم؟
انواع فاکتورها، اصلی ترین ابزار تحلیل وضعیت یک کسب و کار هستند و ثبت و دسته بندی اصولی آنها، اهمیت زیادی دارد. ابتدا، با فاکتورهای رسمی بیشتر آشنا می شویم.
فاکتور رسمی چیست و چه اطلاعاتی در آن درج می شوند؟
تنظیم فاکتور مطابق قوانین اقتصاد و دارایی
فاکتور رسمی، به فاکتوری می گویند که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده و طبق بند 19 مالیات بر ارزش افزوده، باید چاپ شود تا مورد تایید دارایی باشد.
فاکتور رسمی یک سند تجاری است که شامل اطلاعاتی از جمله نام شرکت، شماره فاکتور، تاریخ، مشخصات محصولات یا خدمات ارائه شده، قیمت و مبلغ کل فاکتور می باشد.
این سند به عنوان یک دلیل مالی برای خریدار و فروشنده به همراه مبالغ دریافتی و پرداخت شده برای خدمات یا کالاهای ارائه شده، استفاده می شود. فاکتور رسمی باید حاوی اطلاعات کامل و صحیح باشد و به طور کامل مشخصات معامله را به نمایش بگذارد. اما مشخصات فاکتور معتبر چیست؟شما برای اینکه بتوانیدیک فاکتور معتبر رسمی را بشناسید، باید چند مشخصه را در آن جست‌وجو کنید:
- شماره سریال
اولین و مهم‌ترین مشخصه یک فاکتور رسمی، شماره سریال آن است. شماره سریالتوسط ممیز دارایی قابل تشخیص و شناسایی است. رنگ و نوع چاپ شماره سریال با چاپ عادی تمایز دارد. در چاپ شماره سریال از رنگ قرمز و چاپ ملخی استفاده می‌کنند. این نوع چاپ باعث می‌شود شماره سریال برجسته باشد.
- اطلاعات خریدار و فروشنده
یک فاکتور معتبر حتما باید اطلاعاتی مثل کد اقتصادی، کد ملی، شناسه ملی، کد پستی، آدرس و شماره خریدار و فروشنده را داشته باشد.
- قیمت کالا، تخفیفات، مالیات و عوارض
دریک فاکتور معتبر، قیمت هر واحد از کالا و تعداد آن ذکر می‌شود. بعد از قیمت، مسئله مهم، ثبت تخفیف است. ابتدا باید مقدار تخفیف داده شده از قیمت اصلی کم شود و سپس مالیات محاسبه گردد.
- امضا و مهر
فاکتوری که به ثبت می‌رسانید، باید امضا و مهر دو طرف معامله را داشته باشد. دقت کنید که خط خوردگی در فاکتور از ارزش فاکتور می‌کاهد.
- شناسه یکتای مالیاتی
با تصویب قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، فاکتورهای رسمی که برای خریدار ارسال می‌شود، باید شامل شناسه یکتای مالیاتی باشند.
اگر بدانید که استفاده از نرم افزارهای حسابداری یا برنامه های صدور فاکتور تا چه میزان از جریمه های مالیاتی جلوگیری می کند، دیگر قیمت نرم افزار حسابداری به نظر شما ناچیز خواهد بود! این نرم افزارها، بهترین و استانداردترین فاکتورها را طبق آخرین و به روزترین قوانین مالیاتی برای شما صادر می کنند.
- شناسه کالا و خدمات
شناسه کالا و خدمات یک شماره ۱۳ رقمی است که به کالا یا خدمت اختصاص داده می‌شود و به ازای هر ردیف در صورت حساب الکترونیک توسط مودیان درج می‌شود.
حالا که با تعریف کلی فاکتور رسمی آشنا شدیم، باید بدانیم که این فاکتورها چه کاربردی دارند؟ در ادامه به این پرسش پاسخ می دهیم.
کاربردهای فاکتور رسمی چیست؟
مواقعی که فاکتورهای رسمی، به شما کمک می کنند
از جمله کاربردهای مهم فاکتور رسمی عبارتند از:
- ثبت فروش و خدمات ارائه شده به صورت دقیق و معتبر
- بررسی دقیق محصولات و خدمات خریداری شده توسط مشتریان
- ارائه سند رسمی برای تعیین مالیات و عوارض
- استفاده در اخذ تسهیلات بانکی یا اعتباری برای کسب و کارها
- عرضه به مشتریان به عنوان سند رسمی و حقوقی جهت اثبات خرید و پرداخت مبالغ مستحق
- ردیابی درآمد و هزینه‌های کسب و کار
- تصویرسازی اهتمام بیشتر به امور مالی و کسب درآمد برای سازمان
- تجزیه و تحلیل دقیق فروش و موجودی کالا
این کاربردها باعث می شوند فاکتور رسمی به عنوان یک سند رسمی و حقوقی، بسیار مهم و ضروری برای کسب و کارها و مشتریان تلقی شود.بنابراین، استفاده از فاکتور رسمی برای کسب و کارها و شرکت ها بسیار حیاتی است و برای مشتریان نیز به عنوان یک سند رسمی بسیار مهم و ضروری تلقی می شود.
اما همان طور که می دانید، یکی از مهم ترین انواع فاکتورها، فاکتور فروش است که می توانید با بهترین نرم افزار فاکتورساز آنلاین، آن را صادر کنید. فاکتور فروش در کجا بیشتر کاربرد دارد؟ فاکتور، با توجه به کسب‌وکار و اوضاعی که در آن نوشته می شود، می تواند کاربردهای زیادی داشته باشد. در ادامه به تعدادی از این کاربردها اشاره می شود:
- فاکتور برای فروش خدمات
تصور اینکه فاکتور رسمی فقط برای فروش کالاهای فیزیکی استفاده می شود، تصور غلطی است. حتی زمانی که خدمات ارائه می دهید، می توانید از این سند استفاده کنید.
- فاکتور برای فروش محصولات فیزیکی
فاکتور در هنگام فروش محصولات فیزیکی بیشترین کاربرد را دارد. ارائه فاکتور برای خریداریک محصول بسیار مهم است. این موضوع به‌حدی پر اهمیت شده است که در خرید اینترنتی هم گاهی خریدار فاکتور فروش طلب می‌کند. به یاد داشته باشید که بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی، امکان اتصال به فروشگاه اینترنتی را دارد و برای مشتریان شما، فاکتورهای الکترونیکی صادر می کند!
- فاکتور برای بنگاه‌های اقتصادی
هر بنگاه مالیات دهنده‌ای، باید امکان صدور فاکتور را داشته باشد. در زمان ثبت مالیات، تمام فاکتورها بررسی می‌شوند.
شاید بپرسید صدور فاکتور معتبر برای چه کسانی لازم است؟بر اساس قوانین سازمان و امور مالیاتی، صدور فاکتور برای تمام اصنافی که فعالیت اقتصادی دارند، لازم و ضروری است. مشاغلی که گواهی ارزش افزوده دارند، حتما باید فاکتورهایی به اداره مالیات تحویل دهند. در صورت ارائه نشدن این فاکتورها، جرائم سنگینی در انتظار کسب‌وکار خواهد بود. لازم به ذکر است که تمامی فاکتورها باید رسمی و معتبر باشند! مگر یک فاکتور رسمی با فاکتور غیر رسمی چه تفاوت هایی دارد؟ در ادامه به طور خلاصه، پاسخ می دهیم.
تفاوت فاکتور رسمی با غیر رسمی چیست؟
تفاوت در اطلاعات مندرج در فاکتورهای رسمی وغیررسمی
فاکتور رسمی، یک سند حقوقی است که توسط فروشنده برای خریدار صادر می‌شود و جزء مدارک مالی شرکت محسوب می‌شود. این فاکتور باید به صورت رسمی و با رعایت قوانین مالی و مالیاتی منتشر شود و شامل اطلاعاتی مانند نام و آدرس فروشنده و خریدار، شماره فاکتور، توضیحات کالا یا خدمات ارائه شده، مبلغ کل فاکتور، مالیات و عوارض مربوطه و شرایط پرداخت و …است.
اما فاکتور غیررسمی یا فاکتور معمولی، به عنوان اثبات پرداخت به مشتری صادر می‌شود و در عمل به عنوان یک رسید مالی استفاده می‌شود. این فاکتور، شامل جزئیاتی مانند نام و آدرس فروشنده و خریدار، توضیحات کالا یا خدمات ارائه شده، مبلغ کل فاکتور، تاریخ و …می‌باشد و بیشتر به عنوان یک سند حقوقی شخصی به دلیل عدم رعایت قوانین مالی و مالیاتی صادر می‌شود.
به طور کلی، فاکتور رسمی به عنوان یک سند حقوقی رسمی در صنعت تجارت استفاده می‌شود و باید به صورت دقیق و با رعایت قوانین مربوطه صادر شود. در حالیکه فاکتور غیر رسمی به عنوان یک سند حقوقی غیررسمی استفاده می‌شود و در بسیاری از موارد، زیرنظر هیچ گونه قانونی قرار ندارد. بنابراین، اگر اعتبار و موفقیت شغل شما برایتان اهمیت دارد، هرچه سریعتر به دنبال انتخاب نرم افزار حسابداری ساده و کاربردی متناسب با کسب و کار شما باشید!
اکنون که اهمیت فاکتور رسمی را دانستید، باید با چگونگی صدور فاکتور رسمی نیز اشنا شوید.
چگونه فاکتور رسمی را تهیه و صادر کنیم؟
رعایت موارد قانونی برای صدور فاکتور رسمی با بهترین نرم افزار فاکتورساز آنلاین
تهیه فاکتور رسمی، گامی مهم در هر معامله تجاری است. صورتحساب رسمی به عنوان یک سند قانونی عمل می کند که گواهی خرید را ارائه می دهد و شرایط فروش را مشخص می کند. برای ایجاد این فاکتور ضروری، چندین مرحله کلیدی باید دنبال شود.
در مرحله اول، درج جزئیات خاص در مورد فروشنده و خریدار در فاکتور بسیار مهم است. این شامل نام، آدرس، اطلاعات تماس، اطلاعات اشخاص حقیقی و حقوقی است. علاوه بر این، تاریخ فروش باید به وضوح به همراه یک شماره فاکتور منحصر به فرد و شناسه یکتای مالیاتی برای گزارشات مالیاتی ذکر شود.
در مرحله بعد، توصیف دقیق کالاها یا خدماتی که به فروش می رسند، حیاتی است. این شامل ارائه اطلاعات دقیق مانند مقدار، قیمت واحد، توضیحات کالا یا خدمات ارائه شده، شناسه کالا و خدمات و هرگونه تخفیف یا مالیات مربوطه است. اطمینان از وضوح در این توضیحات به جلوگیری از سوء تفاهم بین هر دو طرف کمک می کند.
علاوه بر صدور صورتحساب، طبق بخشنامه‌های سازمان مالیات از ابتدای فروردین۱۴۰۲ تمام مشمولان مالیات موظف هستند فاکتورهای فروش خود را در کارپوشه سامانه مودیان به ثبت برسانند. برای اتصال به سامانه مودیان و ارسال مدارک خود، از بهترین نرم افزار فاکتورساز آنلاین استفاده کنید.
اکنون با وجود استفاده گسترده از نرم‌افزارهای حسابداری، صدور انواع فاکتور رسمی به کار ساده‌ای تبدیل شده است. به این دلیل که با استفاده از سیستم حسابداری، میتوانید به طور اتوماتیک فاکتور فروش را صادر و آن را چاپ کنید.
به طور کلی با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری، میتوانید انواع فاکتور شامل فاکتور فروشگاهی، فاکتور رسمی، فاکتور شرکتی، صورتحساب الکترونیکی، پیش فاکتورها، فاکتورهای غیر رسمی، فاکتورهای انبار، فاکتورهای شخصی و فاکتورهای نمایشی را به سرعت صادر کنید. در حال حاضر باید صورتحساب های خودتان را به صورت الکترونیکی صادر و برای سامانه مودیان ارسال کنید تا از این طریق،اداره امور مالیاتی به فاکتورهای شما دسترسی داشته باشد.
علاوه بر نکات ذکر شده، شرایطی که برای چاپ فاکتورهای رسمی به شکل معمول رواج دارد، عبارت است از :
- استفاده از کاغذ تحریر 80 گرمی جهت استفاده در پرینتر و یا کاغذ تحریر 60 گرمی جهت نوشتن دستی
- نوشتن به 2 یا 3 برگی به انتخاب شخص
- استفاده از کاغذهایa4 / a5
جمع بندی
به پایان این مطلب رسیدیم! همان طور که اشاره شد فاکتورهای رسمی، معتبرترین اسناد ثبت معامله هستند که برای خریدار و فروشنده، ایجاد حق می کنند و در صورت ایجاد اختلاف بین فروشنده و خریدار، مشکلات زیادی را برطرف می کنند. در این راستا، با تعریف دقیق تر فاکتورهای رسمی آشنا شدیم و اطلاعاتی که باید درآنها درج شوند را بررسی کردیم.
سپس به کاربردهای فاکتور رسمی برای فروش خدمات و کالاهای فیزیکی یا در بنگاه های اقتصادی پرداختیم. سپس به تفاوت های کلی فاکتور رسمی و غیر رسمی اشاره کردیم تا اهمیت فاکتور رسمی، واضح تر شود!
در پایان گفتیم که چگونه باید فاکتور رسمی را صادر کنیم. همان طور که گفتیم، مطمئن ترین روش برای این کار، استفاده از بهترین نرم افزار فاکتورساز آنلاین است تا از ثبت های دستی راحت شوید و همه مراحل را به نرم افزار بسپارید!
